fbpx
BloggNyheterUnika fördelar med digital schemaläggning istället för Excel eller papper

Unika fördelar med digital schemaläggning istället för Excel eller papper

I restaurangbranschen är det inte ovanligt att personalstyrkan i perioder varier i antal medarbetare. Branschen är säsongsbetonad och det kan tidvis vara svårt att uppskatta hur mycket personal man behöver schemalägga. Därtill är det ofta ett pussel att lägga ett schema som passar för samtliga medarbetare. Johanna Uddenäs är restaurangchef på Fiskeboden i Lomma beskriver deras schemaläggning innan dem började använda Timetjek såhär:

”Vi kunde sitta i veckor med papper, penna och miniräknare för att få till ett sommarschema när vi har som mest att göra. Men det kunde vara en osäkerhetsfaktor kring om vi hade schemalagt för mycket eller för lite personal. Nu kan vi gå in och se hur mycket personal vi hade föregående sommar och mycket lättare upprätta ett schema för sommaren som vi är trygga med”.

Vad är fördelarna med ett digitalt schemaläggningssystem?

Med hjälp av ett digitalt schemaläggningssystem får du den kontroll och överblick som du behöver för att alltid tillse att din personal är uppdaterad och verksamhetens personalbehov är tillfredsställd. Schemalägger du på papper, Excel eller Whiteboard blir det lätt knutet till det fysiska materialet som ofta ej är tillgängligt för alla eller kan lätt försvinna. Det är även tidskrävande att uppdatera och finns stor risk att någon ej tillförs det nya schemat.

Därav är ett digitalt schemaläggningssystem som Timetjek oslagbart jämfört med manuell schemaläggning. Du schemalägger all personal genom endast ett knapptryck och de anställda får en notis direkt när schema blivit uppdaterat. Dessutom ser du ifall personal läst det senaste schemat för extra kontroll.

Din personal kan även i förväg registrera vilka dagar de helst önskar arbeta eller dagar de kanske. Inte alls vill arbeta på. Denna information är oslagbar vid schemaläggning då det syns direkt när du tilldelar arbetspass. Något som annars kan vara väldigt svårt att tillfredsställa när ett flertal medarbetare önskar specifika arbetstider.

Fler fördelar med digital schemaläggning i Timetjek:

  • Timetjek sammanställer kostanden för din schemalagda personal vilket innebär att du enkelt kan göra en kostnadsberäkning för dina utgifter och säkerställa att det överensstämmer med din budget.
  • Personal får möjlighet att byta eller ge bort arbetspass med varandra.
  • Personalen får nyckelinformation inför varje arbetspass då beskrivning bifogas i arbetspassen.
  • Timetjek hjälper dig att tilldela obligatoriska arbetspass. Bestäm regel att visa arbetspass måste tilldelas och Timetjek påminner tills de blivit schemalagda.
  • Möjligheten att gå tillbaka till tidigare hektiska perioder för att se hur mycket personal som arbetade och få en indikation på hur mycket personal ni behöver inför exempelvis veckorna före julen när julbord ska anordnas.

Hur schemalägger man personal i Timetjek?

Skapa först ett arbetspass för att schemalägga i Timetjek. En restaurang har flera olika stationer och således kan du modifiera så att arbetspassen ser olika ut rörande arbetstid, rast och förekomst efter station eller moment. Bestäm när personalen ska börja, sluta och eventuellt hur lång rasten ska vara under apasset. Du kan även färgkoda arbetspassen för bättre struktur när du sedan ska lägga ditt schema för personalen.

Efter att du har skapat ett arbetspass i Timetjek tilldelar du passen till personalen via en enkel och användarvänlig Drag-and-Drop funktion. Flytta arbetspass till respektive personal och gör snabbt korrigeringar om så behövs. Du kan även kopiera ett arbetspass och sedan mata in samma arbetspass över ett flertal datum, för att lätt kunna schemalägga för exempelvis en hel vecka.

När ditt schema börjar ta form så kan du se hur mycket det kommande arbetsschemat kommer kosta dig som arbetsgivare. Timetjek sammanställer alla relevanta kostnader som exempelvis arbetsgivarutgifter, semesterersättning och bruttolön så att du får möjlighet att se hur mycket schemat motsvarar i kostnad innan du valt att publicera schemat till din personal. På så vis kan du korrigera ditt schema om det inte överensstämmer budgeten för dina personalkostnader.

När du är nöjd med din schemaläggning kan du publicera till personalen som då får en notis i sin inkorg att nytt schema är tillgängligt. Blev något fel gör du enkelt korrigeringar och publicerar på nytt. Personalen informeras alltid så att inga ändringar missas!

Hur långt kan jag schemalägga för min personal?

Att skapa ett arbetspass och schemalägga din personal i Timetjek är väldigt enkelt och går dessutom fort. Likaså om du vill att du ska lägga ett schema som sträcker sig över tid. Ponera att din personal arbetar olika arbetstider under jämna och ojämna veckor. Då kan du som administratör skapa ett schema för din personal som gäller för jämna veckor och ett annat schema som gäller för ojämna veckor. Sedan kan du enkelt duplicera dessa scheman för resten av månaden, halvåret eller året.

Följer personalen deras schemalagda arbetstid?

Det bästa med Timetjek är att förutom schemaläggning finns även smarta funktioner för b.la. tidrapportering via en digital stämpelklocka. Detta gör att du får full kontroll att personalen faktiskt följer det schema du valt att tilldela och avvikelser registreras. Du väljer sedan själv att godkänna eller neka eventuell differens gentemot schemalagd arbetstid. Detta gör att ingen övertid registreras utan din kännedom och fysisk närvaro på arbetsplatsen krävs för att tidsrapporteringen ska bli giltig. Detta sparar dig både tid och pengar.

Testa själv att lägga ett schema för dig och din personal redan idag med Timetjek.

Du får tillgång till samtliga funktioner i Timetjek helt kostnadsfritt och utan bindningstid i 14 dagar. Upplev på egen hand hur mycket värdefull tid som Timetjek kommer bespara dig redan idag.


Redo? Kom igång idag!

Prova alla våra funktioner gratis i 14 dagar, välj sedan prispaket eller fortsätt tidrapportera gratis för alltid.