Tidrapportering har visat sig vara en utmärkt metod för att planera framtida arbetsscheman. Metoden hjälper till med att analysera personalens individuella produktivitet, vilket i sin tur leder till effektivare arbetsdagar.
Tidrapportera gratis online
Digital stämpelklocka
Jämför med schema
Bra exportmöjligheter
Fördelar
Vad är ett tidrapporteringssytem?
Ett webbaserat tidrapporteringssystem, ibland även kallat för digital stämpelklocka, är ett verktyg som gör det lättare för anställda såväl som arbetsgivare att rapportera arbetstimmar. Systemet gör det möjligt att registrera den faktiska arbetstiden genom in-och utstämpling av personal på arbetsplatsen. Istället för en manuell pappersliggare används en elektronisk personalliggare som är anpassad efter rådande krav och riktlinjer från Skatteverket. Det gör att arbetsgivaren slipper att själv föra anteckningar eller renskriva tiderna från pappersliggaren.
Det digitala tidrapporteringssystemet fungerar även vid arbete på olika arbetsplatser. Det anställda registrerar enkelt sina arbetstider via sina mobiltelefoner. Arbetsgivaren ser GPS-koordinater vilket garanterar att den anställda var på rätt plats för registrerad tid.
Hur används ett tidrapporteringssystem?
Ett digitalt rapporteringssystem tar bort behovet av papper och penna för att rapportera in tid. Istället för att manuellt skriva ner antal arbetstimmar kan de anställda använda en Timetjeks digitala stämpelklocka som registrerar den faktiska arbetstiden genom in-och utstämpling på arbetsplatsen. Om personalen arbetar på olika arbetsplatser kan de använda sig av mobil tidsrapportering genom att registrera tiden via en app i sina smartphones. Det gör det mycket enklare och smidigare att rapportera tid.
Tidrapporteringssystemet hanterar allt som har med medarbetarnas tid att göra. Systemet registrerar arbetstid såväl som avvikelser och frånvaro. Dessutom skapar det automatiskt underlag för både lön och fakturering vilket minskar administrationskostnaderna och sparar mycket tid. Den anställda kan ta del av sitt egna tidssaldo och arbetsgivaren får en bättre överblick i hur tiden spenderas inom verksamheten.
Vem behöver ett digitalt tidrapporteringssystem?
Många arbetsplatser, oavsett bransch och storlek, har nytta av ett användarvänligt system för rapportering. Timetjeks lösning för tidrapportering fungerar för många olika branscher, exempelvis:
- Hantverkare & Entreprenad
- Handel
- IT
- Detalj- och dagligvaruhandeln
- Tjänstesektorn
Korrekt tidrapportering är viktigt för alla företag eftersom det ger ökad kontroll och insikt. Det hjälper även företag och organisationer med rapportering för löneberedningen som är en en tidskrävande process som sker regelbundet. Ett digitalt tidrapporteringssystem passar både arbetsplatser där de anställda arbetar enligt fast schema såväl som enligt ett skiftande schema med olika avvikelser.
Oavsett vilken typ av schema så kan det förekomma avvikelser som påverkar lönen. Ett bra system visar den faktiska arbetstiden och passar därför alla arbetsplatser som vill få en bättre överblick över medarbetarnas arbetstimmar.
Fördelar med ett tidrapporteringssystem
Ett bra rapporteringssystem kan göra stor skillnad för både stora och små företag. Det är viktigt för att ha koll på den faktiska arbetstiden, men det kan även användas för att långsiktig planering och strategi. Bland annat kan det används för att bättre uppskatta tidsåtgången för projekt och olika uppgifter.
Det finns många fördelar med att använda sig av ett bra tidrapporteringssystem, exempelvis:
För de anställda är det betryggande att veta hur mycket det kommer att få ut i lön. Det gäller framför allt arbeten med rörliga scheman där det ofta förekommer avvikelser såsom OB-tillägg.
Även medarbetare som följer fasta scheman kan använda ett rapporteringssystem för att lättare registrera flextid, utlägg och övertid. För många medarbetare är det viktigt att ha koll på arbetstiden oavsett om den är lönegrundande eller inte. Det är även mycket viktigt för arbetsgivaren att få bättre koll på avvikelser, övertid och flextid.
Tidrapporteringen kan användas för underlag för diskussioner med medarbetare, bland annat för att se hur de utvecklas samt vilka uppgifter som tar mycket tid. Rapporteringen ger också chefer och administratörer en större förståelse för verksamheten vilket gör att de i ett tidigt skede kan åtgärda överbelastning och felprioritering vilket i längden skapar en bättre och tryggare arbetsplats.
Med ett bra system registreras den korrekta arbetstiden istället för estimerad arbetstid. Även avvikelser i arbetstid registreras enkelt i systemet. Det gör det möjligt att se skillnaden mellan den schemalagda arbetstiden och den faktiska arbetstiden. Det förenklar arbetet för chefer och administratörer som kan använda den färdiga rapporten med alla arbetstider och exportera den till lönesystemet.
Med några enkla knapptryck omvandlas tidrapporterna till utbetalningar. Arbetsgivaren får full kontroll över den faktiska arbetstiden vilket också minskar risken att få böter från Skatteverket. Det är också smidigt när arbetstiden ska exporteras till en detaljerad faktura. Med ett bra program blir underlaget, inklusive debiterbar tid per datum och projekt, korrekt samt lättare att överblicka.
En elektronisk personalliggare minskar administrationen. Istället för penna och papper registreras alla arbetstider direkt i systemet vilket gör det smidigare och snabbare att rapportera närvaro och frånvaro. Även för löneadministratören går det betydligt snabbare att exportera en elektronisk tidrapport till lönesystemet jämfört med en manuell.
Med andra ord sparar det mycket tid som medarbetarna kan lägga på annat viktigt istället. Även långsiktigt kan tidrapporteringssystemet bidra till en mer effektiv arbetsplats. Vd:n och andra chefer får en bättre överblick över hur tiden spenderas och vilka uppgifter som tar lång tid. Det underlättar den strategiska planeringen då det är möjligt att identifiera risker och tidstjuvar vilket leder till en mer tidseffektiv arbetsplats.
Med hjälp av data från tidrapporten kan verksamheten effektiviseras och därmed kan lönsamheten ökas. Den digitala tidrapporten är ett hjälpmedel för att optimera arbetsprocesser och minimera hinder. När tidrapporteringen används med ett strategiskt syfte kan ledningen göra mer välinformerade beslut. Istället för att lita på magkänslan eller gissa hur lång tid det tar att genomföra ett projekt kan konkret data från tidrapporten användas.
Dessutom kan det digitala systemet ge en högre debiteringsgrad i samband med fakturering. Samtliga arbetstimmar rapporteras korrekt vilket gör att ni får med allt på fakturan till kunden. Det ger en bättre rörelsemarginal. Resultatet är bättre användning av resurser och därmed ökad lönsamhet.
Problem ett digitalt tidrapporteringssystem löser
Några av de vanligaste problemen som ett webbaserat rapporteringssystem kan hjälpa till att lösa är:
- Misstag som kan leda till skattebrott – Med Timetjeks elektroniska system registreras den faktiska arbetstiden och arbetsgivaren får full kontroll över anställdas tider. Det minskar risken att få böter från Skatteverket.
- Ineffektivitet – Data från systemet kan hjälpa till identifiera tidstjuvar och på så sätt skapa effektivare arbetsprocesser.
- Kostsam administration – Tidrapportering är ett tidskrävande jobb för både medarbetare och löneadministratören. Med Timetjeks system är det enkelt att rapportera in timmarna samt exportera rapporten till ett externt löneprogram.
- Osäkerhet bland medarbetarna – Att inte veta hur mycket som kommer att betalas ut i lön i slutet av månaden kan skapa en stor osäkerhet bland de anställda. Med ett bra system får även medarbetarna bättre överblick över antal arbetstimmar och övertid.
3 tips för att förbättra tidrapporteringen
Att rapportera in tid och exportera det till ett lönesystem kan vara ett mycket tidskrävande arbete, oavsett organisationens storlek. Av skattemässiga skäl är det även viktigt att tiden rapporteras korrekt. Här hittar du tips om hur rapporteringen kan förbättras.
Ett bra webbaserat system är nyckeln till en korrekt och tidseffektiv tidrapportering. Timetjeks rapporteringssystem är enkel att använda och är dessutom anpassad efter rådande krav och riktlinjer från Skatteverket.
Tack vare smarta funktioner kan de anställda enkelt rapportera sina timmar och löneadministratörerna kan få ut en rapport på alla arbetstider smidigt i PDF eller Excel-format. Företaget betalar ut löner för den tid anställda faktiskt har arbetat och dessutom minskar risken att få böter från Skatteverket.
Kommunikation är A och O och det gäller även tidrapporteringen. Kommunicera syftet med rapportering till de anställda för ökat transparens och delaktighet. Det kan leda till att de känner sig nöjdare och tryggare på arbetet.
Genom att rapportera tid går det att lättare identifiera vilka projekt som är minst och mest lönsamma. Dela med er av positiva resultat till både anställda och externa intressenter för att höja motivationen och anseendet.