Schemaläggning i företag avser planering för när olika åtgärder ska utföras för att uppfylla vissa mål eller villkor vid ett visst datum. Planering samordnar alltså arbete och relaterade aktiviteter som har ett gemensamt mål.
Schemaläggningsprogram för arbetsplatser
Enkel schemaläggning
Tillgänglighet och vakanta pass
Extrafunktioner
Fördelar
Vem behöver ett schemaläggningsprogram?
Alla företag och organisationer, även de med relativt få medarbetare, har glädje av ett digitalt verktyg som underlättar schemaläggningen. Att lägga schema är ett problem i många branscher, exempelvis inom:
- Detalj- och dagligvaruhandeln.
- Hotell och restaurang.
- Vård och omsorg.
- Logistik.
- Övriga branscher.
Oftast är det HR-avdelningen eller personen som ansvar för bemanning som också sköter schemaläggningen. I mindre företag kan det vara VD:n som tar hand om schemat. Den som ansvarar för schemat bör känna till både verksamheten och personalen väl för att kunna matcha kraven med rätt person.
Varför är schemaläggning viktigt?
Bra och överskådlig schemaläggning är viktigt både för arbetsgivaren och personalen. Ett bättre schema kan förbättra både arbetsmiljön och företagets ekonomi. Med Timetjeks schemaläggning kan du som arbetsgivare uppnå följande:
- Bättre arbetsmiljö – Dina medarbetare kan enklare ta del av schemat, exempelvis via en smartphone eller datorn, samt komma med önskemål. Vid ändringar i schemat samt vid lediga tider skickas ett sms ut till de anställda. Verktyget gör det möjligt för personalen att byta pass med varandra, vilket gör att du slipper administrativt krångel. För de anställda skapas en bättre arbetsmiljö där de får större överblick och kontroll över arbetssituationen.
- Kostnadsbesparingar – Du som arbetsgivare kan enkelt optimera schemaläggningen samt inkludera frånvaro i form av sjukdom och semester. Du kan se personalkostnaderna redan vid planeringen vilket gör att du lättare kan optimera lönsamheten.
- Effektivare arbetsplats – Med bra schemaläggning blir arbetet mer effektivt och ni sparar många arbetstimmar. Personen ansvarig för schemat sparar mycket tid vid användning av Timetjeks schemaläggning eftersom det inte krävs något tidskrävande Excel-ark eller individuell kommunikation till de timanställda för att bemanna lediga pass. Personen slipper även att skapa nya scheman varje vecka eftersom det är möjligt att göra ett grundschema som kopieras till nästa vecka eller månad. Det skapar en mer effektiv och lönsam verksamhet.
Så skapar du effektiv schemaläggning
Schemaläggning och personalplanering är ett mycket tidskrävande arbete, oavsett vilken bransch du är verksam inom. Att skapa ett välfungerande och rättvist schema som personalen kan ta del av är lättare sagt än gjort. Att dessutom få medarbetaren att känna sig nöjda och delaktiga är ytterligare en svårighet. Många chefer och personalansvariga spenderar otroligt mycket tid på att administrera scheman, ledighetsansökningar och ändringar i sista minuten. Det skapar en otrygg och ineffektiv arbetsplats, vilket kan leda till missnöjda medarbetare, höga personalkostnader och outnyttjade resurser.
Som tur är behöver det inte vara så komplicerat att skapa en effektiv schemaläggning. Med ett bra schemaläggningssystem löser du många problem relaterade till personal och schema. Här hittar du tips om hur du skapar den bästa schemaläggningen.
A och O för att effektivisera planeringen av scheman är att använda ett bra system. Det är viktigt att det är lätt att använda samt att det underlättar kommunikationen med de anställda. Med Timetjeks smidiga drag & drop-lösning är det enkelt att planera och hantera schemaläggning av personalen. Dessutom kan de anställda enkelt få tillgång till schemat och ta reda på vad som gäller.
Glöm Excel-ark, Google-sheets och andra dokument där scheman ofta skapas initialt. Även i mindre verksamheter kan det snabbt bli rörigt med schemaläggning i den här typen av dokument. Det är lätt hänt att ändringar görs i olika dokument som inte är kopplade till varandra eller som inte alla inblandade har tillgång till. Ordning och reda är nyckeln för att lyckas med schemaläggningen.
Börja därför med att samla allt som har med schemat att göra på ett och samma ställe. I Timetjek system kan du smidigt ha koll på allt som har med schemat att göra. Det visar även preliminära personalkostnader för samtliga schemalagda under specifik dag eller vecka, vilket gör det ännu enklare att hantera bemanningen.
Ett stort problem för schemaläggaren är att hitta rätt person till rätt tillfälle. Lösningen kan vara att ta hjälp av medarbetarna. Med Timetjek kan personalen själva ange när de önskar eller inte önskar jobba. Genom att samla in önskemål underlättas schemaläggning avsevärt och medarbetarna blir nöjdare eftersom de lättare kan planera sina liv. Med hjälp av en av extrafunktionerna kan du även ge de anställda möjlighet att byta pass med varandra.
God kommunikation är avgörande för att lyckas med schemat. De anställda behöver veta när de ska arbeta samt hur många timmar de är schemalagda för. Om ni har udda arbetstider, dagskift, nattskift eller jour är det extra viktigt att det kommuniceras i god tid till de anställda. Den som ansvarar för schemaläggningen måste även tänka på arbetstidslagstiftningen så att medarbetarna får tillräckligt med vila. Om ni har många timanställda är det även viktigt att ha god kommunikation för att snabbt fylla lediga pass.
Med Timetjek kan arbetsgivaren skicka ut sms om lediga pass till timanställda. Den som svarar först blir tilldelad passet, vilket minimerar kostnad och tid för administration. Det är ett rättvist system som ger lika möjligheter till timanställda.
Att schemalägga semestern för de anställda kan vara en riktigt klurig uppgift. Det bästa tipset är att göra det i god tid så att alla inblandade har tid att planera. Ta lärdom från tidigare erfarenhet och fundera på vad som fungerade bra respektive mindre bra när ni lagt schema förut. Återigen kan det vara en god idé att involvera de anställda och höra deras synpunkter och önskemål inför semestern. Det ger även känslan att det är lika för alla.
Du kan lära dig mycket från tidigare erfarenhet. Genom att titta på hur verksamhetens schema såg ut vid en viss tidsperiod förut kan du göra en prognos för framtiden. På så sätt är du bättre förberedd för tider med hög respektive låg bemanning samt tillfällen som kräver viss kompetens. Du kan ta lärdom av tidigare bemanning för att förstå vad som behövs i framtiden. Du kan även få en bättre uppfattning om personalkostnaderna för perioden, vilket gör det möjligt att göra en kostnadsprognos.
Vilka problem kan ett schemaläggningssystem lösa?
Några av de vanligaste problemen som ett schemaläggningsverktyg kan hjälpa till att lösa är:
- Tillgänglighet av personal – Med ett bra system kan den personalansvarige lättare att få en överblick över vilken kompetens som finns tillgänglig samt de anställdas önskemål. På så sätt kan du matcha rätt kompetens för rätt tillfälle. Även de anställda kan se vilka som är planerade att arbeta vid ett visst tillfälle.
- Kommunikation – Det är lättare att informera medarbetare om deras schema och när det finns lediga pass. Med Timetjek är det även möjligt att se vilka anställda som har tagit del av sitt schema och vilka som inte har.
- Plötsliga ändringar och lediga tider – Sjukdomar, VAB och annat kan göra att en eller flera medarbetare inte kan komma till jobbet. Då är det viktigt att snabbt hitta en ersättare. Att be andra kollegor täcka upp kan leda till övertid, som ibland även är olagligt, samt onödiga kostnader. Med ett bra schemaläggningssystem går det enkelt att ändra schemat och skicka ut uppdaterade versioner till medarbetarna.
- Oväntat hektiska perioder – Ibland är vissa perioder betydligt mer hektiska än väntat. Oväntat många kunder är såklart bra för verksamheten, men bara om du har tillräckligt med personal som kan täcka upp. Det kan innebär att du snabbt måste schemalägga fler personer. Med Timetjek skickar du enkelt ut ett sms till anställda när du behöver fylla de lediga tiderna snabbt.
