Så bötfäller Skatteverket vid kontroll av personalliggare
Vissa branschen har lagkrav att föra en s.k. ”personalliggare” från Skatteverket där personalens arbetstider registreras. Dessa branscher är café, restaurang, bygg, livsmedel och tvätterier.
Men vad kräver Skatteverket för korrekt förd personalliggare och vid kontroll på arbetsplatsen, hur undersöker Skatteverket?
Skatteverkets Personalliggare, vad gäller?
Driver man företag inom exempelvis café- och restaurangbranschen är det lagkrav att föra en personalliggare. Denna ska dokumentera vilka anställda som arbetar på given plats och under vilka tider. Skatteverket begärd detta för att motverka svartarbete och skattefusk.
Personalliggare kan föras antingen i bokform (fysiskt med penna och skrift) eller digital via en s.k. Elektronisk personalliggare.
Kraven är detsamma för båda och Skatteverket begär följande:
1. Personalliggaren ska innehålla följande uppgifter:
- Namn och organisationsnummer på företaget- och eller arbetsplatsen.
- För- och efternamn samt personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för var och en som är verksam.
- Datum och tidsperiod för när arbetet utfördes, inklusive start- och sluttid. Ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser för exempelvis lunch.
Notera: En verksam person kan ha flera arbetspass under samma dag, därför är det viktigt att arbetstiden antecknas direkt i samband med att arbetspasset börjar och slutar.
2. Format och tillgänglighet
Personalliggaren kan hållas i fysisk form (bokform) eller elektroniskt, men den ska alltid vara lättillgänglig för inspektion. Både den manuella och den elektroniska personalliggaren ska vara tillgänglig för Skatteverket vid ett kontrollbesök.
3. Uppdatering och förvaring
Företaget är ansvarigt för att löpande uppdatera personalliggaren. Den ska förvaras i minst fem år efter det att den sista uppgiften har registrerats.
4. Korrekthet och fullständighet
Alla uppgifter som antecknas i personalliggaren måste vara korrekta och fullständiga. Eventuella ändringar eller tillägg ska dokumenteras tydligt. För man en manuell personalliggare ska anteckningar göras med beständig skrift, alltså med ex bläckpenna som inte går att sudda eller ta bort.
Personalliggare får skötas av anställda eller annan, men det är företagsledaren som är ansvarig för att den sköts på rätt sätt. Gör den inte det kommer Skatteverket ta ut en kontrollavgift och det går inte att överlåta ansvaret.
Behöver ditt företag en Elektronisk personalliggare?
Hur gör Skatteverket kontroll och inspektioner?
Skatteverket gör kontinuerligt anonyma besök på arbetsplatser där krav om personalliggare finns. Det innebär att Skatteverket kan dyka upp på arbetsplatsen, oanmält.
Här beskriver vi vad som brukar hända vid en inspektion och vad konsekvenserna kan bli när fel upptagas.
1. Inspektion på plats
Inspektörer från Skatteverket presenterar aldrig sig till en början vid besök. De dyker upp anonymt och inspekterar arbetsplatsen genom att låtsas vara en allmän besökare.
Under tiden de är anonyma, alltså innan de har presenterat sig, räknar dom hur många personer som arbetar på arbetsplatsen för att bestämma antalet anställda.
När Skatteverket konstaterat vilka som är på arbete och hur många. Går de ofta fram till en anställd och presenterar att de är från Skatteverket och vill se personalliggare.
Skatteverkets inspektörer har identifikation som visar att de är personal från Skatteverket.
Detta är viktigt för att undvika eventuella bedragare som kan låtsas vara från Skatteverket. Informera därför er personal att inspektörer ska uppvisa arbetslegitimation från Skatteverket innan ni ger ut uppgifter.
2. Granskning av Personalliggare
Misslyckas personal eller ansvarig på plats att uppvisa en personalliggare, fysiskt eller elektroniskt, får man en kontrollavgift (böter/vite) på 12 500 kr. Det är därför mycket viktigt att personal plats har rutin på vart personalliggare förvaras och hur den ska uppvisas vid kontroll.
Om personalliggare visas kommer inspektör granska innehållet och undersöka ifall de anställda på plats är inskrivna i Personalliggaren och ifall det matchar de som arbetar under kontrollen.
3. Kontroll att Personalliggare förs på rätt sätt
Skulle antalet anställda som Skatteverket konstaterat arbetar på arbetsplatsen inte överensstämma med vad som är inskrivet i Personalliggaren. Leder detta till en kontrollavgift på 12 500 kr, alltså böter. Om det överensstämmer, kommer Skatteverket titta vidare på att övrig information är korrekt. Skulle något av kraven som beskrivs ovan inte vara korrekta, kan detta också resultera i en kontrollavgift. Det är därför väldigt viktigt att man säkerställer att kraven är uppfyllda.
Vidare kan Skatteverket om de anser att det inte bara är anställdas arbetstider som saknas i Personalliggare, utan även annan information. Bötlägga ytterligare 2 500 kr per fel. De kan alltså bli en dyr historia ifall många av kraven är inkorrekt ifyllda tillsammans med att personal inte var inskriven på arbetsplatsen.
Ibland granskar även Skatteverket Personalliggare mot betalningsunderlag och andra relevanta dokument för att säkerställa att de registrerade timmarna stämmer överens med vad som faktiskt har utförts.
Slutligen kan allvarliga överträdelser leda till ytterligare granskning och i vissa fall även rättsliga åtgärder beroende på vad Skatteverket hittar.
Behöver ditt företag en Elektronisk personalliggare?
Avslutning
Att ha en korrekt och fullständig personalliggare är inte bara viktig för ett företag utan dessutom ett lagkrav. Det är därför av högsta vikt att företagsledare eller ägare av företag inom café, restaurang, bygg, livsmedel och tvätterier uppfyller Skatteverkets krav korrekt.
Att föra en personalliggare manuellt kan ge onödig administration och vara en riskfaktor för att säkerställa Skatteverkets alla krav. Den kan exempelvis lätt försvinna, gå sönder eller bli inkorrekt ifylld när anställda ska anteckna arbetstider med penna.
Det är därför ofta bättre att föra Personalliggare Elektroniskt. Genom att använda tjänster som Timetjek säkerställer att alla krav uppfylls och slipper oroa sig för att den fysiska personalliggaren ska försvinna. Timetjek erbjuder sin elektroniska personalliggare helt gratis så det är stort värde att registrera ett konto för att undvika böter och slippa den fysiska pappersliggaren.
Utöver elektronisk personalliggare finns även funktioner för schemaläggning och komplett lönehantering. Vilket är praktiskt när alla arbetstider har registrerats via den elektroniska personalliggaren. Tider kan jämföras med schemaläggningen så att personal är på rätt plats och ingen avvikelse sker. När det är dags för löner, finns redan alla arbetstider registrera så att detta kan göras med ett knapptryck.
Vill du läsa mer om Skatteverkets föreskrifter om Personalliggare? Läs mer på Skatteverkets hemsida: