Personalliggare – Regler & Priser för elektronisk personalliggare
Driver du en restaurang, frisör, tvätteri eller byggbolag känner du till ordet personalliggare, men som ny i branschen är det kanske inte helt bekant. Eftersom Skatteverket ställer höga och tvingande krav på användning av personalliggare, har vi summerat ett blogginlägg med det viktigaste du bör veta om den.
Vad är en Personalliggare?
Enligt Skatteverket är en personalliggare en förteckning över vilka som arbetar på en arbetsplats.
Den ska uppdateras dagligen och vara lättillgänglig om Skatteverket gör ett besök.
Bygg-, tvätteri-, frisör- eller restaurangbranschen
Bedriver man verksamhet inom bygg-, restaurang-, frisör- eller tvätteribranschen måste man enligt lag föra personalliggare.
Personalliggaren visar tid och datum på personalens arbetstider; när de börjar och slutar samt datum. Även oavlönad personal, till exempel praktikanter, släktingar eller om man hyr in konsulter, ska antecknas i personalliggaren. Däremot behöver man inte anteckna servicetekniker från annat företag som tillfälligt utför arbete på arbetsplatsen.
En personalliggare kan föras manuellt via en så kallat ”pappersliggare”. Skatteverket ger ut pappersliggare gratis till företag som måste föra detta enligt lag. Vid användning av pappersliggare är kravet att man för anteckningar med ”beständig skrift” alltså använder penna vars skrift ej kan raderas (exempelvis bläckpenna).
Mer om Skatteverkets krav och riktlinjer går att läsa på Skatteverkets hemsida
Elektronisk personalliggare
Att använda en elektronisk personalliggare börjar bli mer populärt istället för pappersliggare. Det finns klara fördelar med att använda elektronisk personalliggare då man slipper manuellt renskriva alla arbetstider från pappersliggaren till ett önskat lönesystem.
Ett krav för att använda elektronisk personalliggare är att den loggar alla händelser likt ett journalsystem. Detta menas med att om arbetstider blir borttagna eller ändras, måste detta framgå tydligt. Det ska också framgå vem som har gjort ändringen och när.
I TimeTjek finns en inbyggd elektronisk personalliggare som gör det enklare att se vem som är inskriven eller inte, för att underlätta korrekt förande av personalliggare. Personalens arbetstider från liggaren kopplas automatiskt till systemet, för enklare lönehantering.
Elektronisk personalliggare är även något som Skatteverket ser mycket positivt på. De redan börjat tvinga byggbranschen använda sig av elektronisk personalliggare. Enligt Skatteverket är byggbranschen den första bransch de provar att tvinga använda en och något de kommer se över till resterande branscher. Ett krav på elektronisk liggare på övriga branschen är nog något som kommer bli krav inom kort.
Skatteverket gör kontroll
Oavsett om man använder en traditionell pappersliggare eller en elektronisk, kan Skatteverket göra ett oanmält besök på arbetsplatsen för att undersöka om personalliggare förs ”på rätt sätt”. Den bör därför alltid vara tillgänglig och lätt att visa upp vid besök från Skatteverket.
Kontrollanter från Skatteverket kommer då stämma av med vilka de ser arbeta på arbetsplatsen och jämföra med vad som är inskrivet i personalligaren.
Om personalliggare saknas eller inte är förd på rätt sätt vid besök kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kr. De kan även ta ut ytterligare 2 500 kr i böter för varje person som inte är inskriven i liggaren, men bedöms vara i arbete på verksamheten.
Spara i två år
En personalliggare måste sparas i minst två år. Detta gäller oavsett om det är av papperstyp eller elektronisk. Bra att veta är att TimeTjeks personalliggare sparas för all tid, sedan du börjat använda TimeTjek.
Kommande krav från Skatteverket
Enligt den senaste kommunikationen från nuvarande regering och Skatteverket är personalliggaren här för att stanna.
En artikel publicerat i SVT Nyheter den 16 nov, 2017 har regeringen beslutat att ytterligare branscher såsom Skönhetssalonger, fordonsverkstäder och livsmedel och tobaksgrossister måste ha en personligare. I artikeln citeras även finansminister Magdalena Andersson (S) om att det är möjligt att fler branscher kommer att bli tvungna att föra personalliggare inom kort.
TimeTjeks elektroniska personalliggare
För att undvika att du som arbetsgivare får böter från Skatteverket om personal har glömt att registrera att de är på arbete i personalliggaren. Kommer TimeTjek att både varna dig som arbetsgivare om att det finns schemalagda anställda som ej är inskrivna i personalliggare. Samtidigt kommer berörd personal få ett SMS om att de har glömt att checka in.
TimeTjek gör det även möjligt för dig som arbetsgivare att komma åt personalliggaren även om du inte är på arbetsplatsen då den är kopplad mot internet. Du ser alltid vem som är på arbete och på vilken plats oavsett var du befinner dig.